4e column: Data-storage, better safe than sorry

Op twitter las ik dat één van mijn leiders (als ik volg dan leiden zij toch? :) te maken had gehad met een crash van haar laptop. Even zo'n moment waarop ik dacht: "O, jee! Hoe zit dat bij mij!" Zeker als zakelijke dienstverlener kan ik me géén verlies van eigen en klantgegevens veroorloven, dat zou een complete ramp zijn. Bijna alle klantgegevens van mijn bedrijf staan al "in the cloud" opgeslagen, bij mijn softwareleveranciers. Dat is niet alleen een veilig idee, het scheelt ook heel veel geld per jaar. Een server bijvoorbeeld heb ik niet nodig. En nog praktisch bovendien, want ik kan vanaf elke locatie en op elk tijdstip bij die informatie, en mijn klanten voor hun informatie ook.

Toch had ik ook informatie op mijn laptop staan die nergens anders was opgeslagen: bijvoorbeeld foto's, email voor zover het niet in klantendossiers zat. Mijn eigen belastingaangiften. Dat sla ik regelmatigmatig op op een USB-stick. Sloeg eigenlijk, want ik doe het nu anders! Een rondje navragen in mijn omgeving leverde op dat veel mensen niets opslaan, een aantal maakte regelmatig een backup op een externe schijf (en regelmatig hield dan in één keer in de drie maanden), en een aantal maakte dagelijks een automatische back up bij een online service. In deze column gaat het over opslag van data. De data waar je vandaag mee werkt (opslag korte termijn) en de data die je niet meer nodig hebt maar wel moet bewaren. Opslag op lange termijn dus.  Voor de Belastingdienst geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dat laat je natuurlijk niet allemaal op je laptop staan!

Data-opslag korte termijn
Met de korte termijn bedoel ik gegevens die op je laptop staan en die je nog regelmatig nodig hebt.
Bedenk eens voor jezelf wat je opslaat, wat daarvan eigenlijk weg kan (…..doe het dan ook weg!), wat vervelend zou zijn als je het kwijtraakt en wat een complete ramp zou zijn als je het verliest. Wat ik je van harte aanbeveel is externe online opslag. Voor een luttel bedrag per maand (vanaf ong. € 5) sla je automatisch je data online op. KPN en Vodafone bieden deze service, maar even googlen en je vindt veel meer aanbieders dan ik hier kan noemen. Op een vast door jou gekozen tijdstip wordt de data dagelijks geupload. Je laptop moet dan wel aanstaan. Sommige leveranciers sluiten je computer na afloop af, let daar dus even op bij je keuze, da's wel zo handig. Dropbox werd mij ook aanbevolen (dank MA), daarmee bepaal je zélf welke data je (handmatig) extern opslaat, en bovendien kun je naar wens die data dan met anderen delen.
Online opslag kan gratis zelfs, 2GB is het grootste gratis geheugen dat ik gezien heb, maar dat is meer voor particulieren bedoeld (Mozy).  
Het terugzetten van data schijnt ook eenvoudig te zijn. Niet onbelangrijk!

Data-opslag lange termijn
Dan zijn er data die je wel moet bewaren, maar niet nodig hebt. Met name belangrijk voor de Belastingdienst, die een bewaarplicht van 7 jaar verlangt. Alles over de fiscale bewaarplicht is hier te vinden, ik haal er wat highlights voor je uit:
- Je administratie moet 7 jaar bewaard worden.
Daaronder valt:
het grootboek,
de debiteuren- en crediteurenadministratie,
de voorraadadministratie,
de in- en verkoopadministratie,
de loonadministratie maar ook
email, op een geordende manier zodat gegevens snel terug te vinden zijn, en
contracten.
- De bewaarplicht gaat in als het stuk zijn actuele waarde verliest. Een huurcontract van vijf jaar moet dus 12 jaar (5+7) bewaard worden.
- Je agenda!
- Ook vaste gegevens vallen onder de bewaarplicht. Ook de vroegere stand van deze gegevens word je geacht te bewaren!
Zorg dus dat je de gegevens zodanig vastlegt dat ook de historie bewaard blijft. Het gaat dan om de volgende data: relatiegegevens (naam adres woonplaats),
artikelgegegevens (omschrijving, prijs),
personeelsgegevens (adres, burgerlijke staat)

Wel belangrijk hoor, om je data die 7 jaar te bewaren. Als de Belastingdienst te weinig gegevens heeft om de juistheid van je aangiften vast te stellen maken ze een schatting. En de bewijslast wordt omgekeerd, dat wil zeggen dat jíj nu moet bewijzen dat ze ongelijk hebben. Lastig, als je geen bewijsstukken meer hebt. Bovendien loop je nog het risico dat je een boete wordt opgelegd.

Digibarometer
Ik stuitte in dit kader nog op een leuke site: de digibarometer . Daarin kun je op veel meer punten checken hoe bij de tijd je bedrijf is qua digitale beveiliging. Op gebied van virussen, beheer van wachtwoorden etc. Ik scoorde "blijven steken in de jaren 80". Wat??!! Het viel gelukkig mee, ik kan wel de fysieke beveiliging van mijn laptop verbeteren.  En je vindt in het rapport ook veel links naar andere nuttige sites. Ik ben benieuwd naar jullie scores, en ervaringen met het opslaan van data.  Je kunt op deze column reageren, hieronder. Laat het me ook weten als je een onderwerp hebt waarover je wat meer wilt weten.