3e column: Controle door de Belastingdienst. Wat nu?

Menigeen slaat de schrik toch even om het hart als er een blauwe envelop op de deurmat valt.  De Belastingdienst kondigt een controle aan. Wat nu? Troubles in paradise? Maar weinigen weten dat je van controles door de Belastingdienst verlost kan worden.
Controle
Een controle vindt niet zomaar plaats: het is gericht op het opsporen van te weinig afgedragen belasting. Bij het beoordelen van aangiftes gaat het overgrote deel "door de kelder" zoals ze het bij de Belastingdienst noemen: de gegevens vallen binnen de marges van wat gebruikelijk is en worden verder automatisch verwerkt.  Een post die in een aangifte opvalt kan aanleiding zijn voor een controle. De Belastingdienst kan dan beslissen verdere actie te ondernemen door een vragenlijst te sturen of een controle in te stellen.
Stappen Als je gecontroleerd gaat worden, gebeurt het volgende:
1. Aankondiging
Je ontvangt een schriftelijke aankondiging van het onderzoek, met een voorstel voor datum, tijd en plaats (vaak het kantoor van je belastingadviseur). Ook staat erin welke belasting en welk tijdvak gecontroleerd wordt  en wat klaar moet liggen voor die controle. In deze brief staat ook je contactpersoon vermeld. Als de datum en de tijd niet uitkomt, kun je de controle gewoon verzetten. En bel ook gerust om te vragen of je wellicht alvast wat voorwerk kan verrichten als daar niet al specifiek om gevraagd wordt. Je ben overigens verplicht aan de controle mee te werken. Veel mensen vinden het plezierig als de controle wordt uitgevoerd bij hun belastingadviseur, maar het kan juist nuttig zijn om het bij de ondernemer te doen. De controlerend ambtenaar krijgt dan een beter beeld van de situatie bij de ondernemer zelf. Of een werkruimte bijvoorbeeld voldoet aan de criteria van ondernemingsvermogen is op afstand niet te zien en is ter plekke in één oogopslag duidelijk.
2. De controle
De controle begint met een gesprek waarin de controlerend ambtenaar vragen stelt over de onderneming en waarin jijzelf ook je vragen kwijt kunt. Ook zal gecheckt worden of alles klaar ligt wat nodig is. Ikzelf vind het prettig om bij dit inleidende gesprek ook aan te geven wat ik verwacht van het afrondende gesprek, na afloop van de controle. Ik wil dan namelijk graag weten bij welke specifieke posten hij vragen heeft. Het zal niet de eerste keer zijn dat ik een rapportage ontvang met punten waarvan ik denk: "Had het even gezegd na de controle, dan hadden we dat toen gelijk kunnen uitleggen of uitzoeken! " Zonde van de tijd! Dan begint het onderzoek wat bij een ZZP'er niet meer dan een dag in beslag neemt en wat bij een grote onderneming járen kan duren. Als er aanleiding voor is, zal de ambtenaar afwijken van de in de aankondigingsbrief genoemde belastingen. Dat mag. Na afloop van de controle vindt nog een afrondend gesprek plaats. In grote lijnen worden de bevindingen aangegeven, maar er wordt zelden al een te corrigeren bedrag genoemd.
3. Rapportage
Er gaan vaak weken voorbij voordat je een schriftelijke rapportage met bevindingen en eventuele voorgestelde correcties ontvangt. Als dat veel stress oplevert, probeer dan afspraken te maken met de controlerend ambtenaar over de datum van rapporteren om zo wat onzekerheid weg te nemen. Als je de rapportage ontvangt, bespreek die dan met je belastingadviseur en laat deze je adviseren over al dan niet bezwaar maken tegen de correcties. Mijn ervaring is dat de Belastingdienst papieren stukken interpreteert (bijvoorbeeld wat valt onder zakelijke en wat onder privékosten) die met wat meer toelichting en uitleg van de belastingplichtige een ander beeld geven. Een 25-jarig huwelijksfeest kun je bijvoorbeeld al snel als privékosten afdoen, maar als je aan kunt tonen dat een aanzienlijk deel van de genodigden zakenrelaties waren, is een deel van de kosten misschien wel aftrekbaar. En van de Belastingdienst kun je niet verwachten dat ze het verhaal achter elke factuur kennen, dus help ze waar nodig een beetje! En nogmaals: probeer zoveel mogelijk vragen al te beantwoorden in het gesprek ná de controle. 

Geen controle meer!
De Belastingdienst heeft met een aantal accountants- en belastingadvieskantoren een convenant afgesloten met afspraken over samenwerking en werkwijze. Alle aangiftes die in overeenstemming met dit convenant worden ingediend heten "convenantaangiften".  Als ondernemer teken je daar dan wel voor: je verklaart een relatie met de Belastingdienst te willen op basis van dat vertrouwen, begrip en transparantie en alle gegevens juist en volledig aan je adviseur aan te leveren.  Over fiscale standpunten die tot een verschil van mening kunnen leiden, worden vóór het indienen van de aangifte met de Belastingdienst overlegd. Eenmaal ingediende convenantaangiften handelt de Belastingdienst zo snel mogelijk af. De Belastingdienst verplaatst wat de convenantaangiften betreft het toezicht van de individuele aangifte naar het toezien op de werkwijze van het kantoor: geen individuele controles meer! Welke kantoren een dergelijk convenant getekend hebben en voor welke belastingmiddelen, is te vinden op deze site van de Belastingdienst.